Ontmoeten wij elkaar op kantoor? Kantoren van de toekomst.

Het kantoor als ontmoetingsplek

Kantoren veranderen, de afgelopen jaren heeft de digitalisering hier een positieve invloed op gehad. Door de coronapandemie is de verandering van het kantoor in een stroomversnelling gekomen. Henk Temmink, Business Unit Manager bij Leferink: “het veranderproces van kantooromgevingen was al enkele jaren gaande. De laatste fase heeft zich in slechts enkele maanden, dan niet weken voltrokken, waar we normaliter zo’n zes jaar over zouden doen. De ICT infrastructuur is voor veel bedrijven ook in no-time veranderd. Medewerkers werden nu gedwongen om thuis te werken in een andere structuur dan ze gewend waren. Met flexibele medewerkers waarop de huisvesting wordt aangepast. Nu worden kantoren snel getransformeerd tot 1,5 meter proof omgevingen. Plexiglas, anderhalve meter cirkels, routing, klimaatbehandelingen en andere processen nemen onze organisaties voor hun klanten onderhanden.” Wij zien een duidelijke trend ontstaan hoe het kantoor van de toekomst eruit gaat zien. Dit was voorheen niet meer dan een kantoor om het werk mogelijk te maken. Gerrit Wormeester vult aan: “huisvesting gaat veranderen, met minder vierkante meters, doordat we ervaren hebben hoe we thuis kunnen werken, is een groot kantoor niet meer nodig. Er is wel een verandering in managementstijl nodig om dit proces op lange termijn te continueren. Organisaties zullen resultaatgericht moeten gaan werken om de efficiëntie slag te behouden. Zonder vrijheid en verantwoordelijk neer te leggen bij de medewerkers, heeft het nieuwe werken 2.0 geen zin.”

Afgelopen weken hebben velen van ons ervaren dat het thuiswerken nog zo slecht niet is, hoewel er voor gezinnen met kinderen wel een uitdaging is. De infrastructuur thuis is er klaar voor. Daar komt bij dat de infrastructuur buiten het huis al enige tijd overbelast is. De vele uren die mensen in de file doorbrengen of het gevecht om een prettige flexplek op kantoor. De nadelen zijn verleden tijd als je het ons vraagt. Mensen zullen meer thuis blijven werken. De komende tijd zijn we het ook nog verplicht, maar deze verplichting zal omgezet worden naar een stukje comfort – al helemaal wanneer straks de kinderen weer gewoon naar school gaan. Wat we missen is gezelligheid, interactie en overleg met collega’s, maar aan deze missende factor zal snel invulling gegeven worden.

Ontmoeten op kantoor

Dat we elke dag van 9 tot 5 naar kantoor gaan is voor veel organisaties verleden tijd. Mensen zullen niet meer in de auto stappen, hun laptop opstarten op kantoor en daar aan het werk gaan. Er moet een specifieke motivatie zijn om naar kantoor te gaan.  Bovendien zal er eerst digitaal een plek gereserveerd moeten worden, om zo overbevolking op kantoor en een mogelijke besmetting zoveel mogelijk te voorkomen. Waar deze verandering voorheen nog een verre toekomstvisie leek, is het door de huidige ontwikkeling binnen enkele weken werkelijkheid geworden. Het kantoor zal gaan dienen als veilige ontmoetingsplek, waar mensen samenkomen het gaat fungeren als een clubhuis. Henk beaamt dit; “Wij kijken verder dan het kantoor met plexiglas. Kantoren krijgen meer en meer de functie van een clubhuis. Dat betekent ook dat in die kantooromgeving de  identiteit van de organisatie heel sterk aanwezig moet zijn. De motivatie om mensen naar kantoor te laten komen, zal je in het kantoor moeten ondersteunen. Dat zit hem in goede faciliteiten om te overleggen, brainstormen, samenwerken en geconcentreerd te werken.” Mensen moeten zich er welkom voelen en er ook kunnen ontspannen. Mark Leferink, CEO van Leferink: “deze veranderende beweging zagen ook wij de afgelopen jaren al zijn intrede nemen. Hierop zijn we voorbereid, waardoor we nu snel kunnen schakelen. Voor ons als Leferink is het waardevol dat we zowel de inrichting als het maatwerk interieur kunnen leveren. De realisatie van het kantoor van de toekomst heeft namelijk meer kennis nodig dan wat schuiven met meubilair. Het betreft een zeer compleet en goed afgestemd plan, waarbij we de gebruiker, de mens, nog steeds centraal zetten.”

Het kantoor ziet er zo uit

Werkplekopstellingen veranderen en er wordt meer aandacht besteed aan concentratieruimtes en spreekkamers. Het digitaal overleggen zal ook gefaciliteerd moeten worden om de mix van virtueel en digitaal overleg mogelijk te maken. Zorg voor ruimtes met de juiste akoestiek en een goed functionerende ICT-omgeving. Er zullen minder werkplekken zijn in het kantoor van de toekomst, maar de vraag naar creatieve ruimtes zal toenemen. Onderzoek bij onze klanten heeft uitgewezen dat mensen naar kantoor komen voor het werken in teams, voor een feestelijke gebeurtenis, brainstormen en om kennis te delen. Kortom, allemaal sociale aspecten.

De kantoortuin blijft die?

De brandende vraagt blijft natuurlijk, nemen we dan ook voorgoed afscheid van de kantoortuin? Mark Leferink: “Daarvoor is het nog te vroeg om conclusies te trekken. Met de juiste faciliteiten hebben we de afgelopen jaren ook laten zien dat een kantoortuin goed werkt. Daarin is het belangrijk dat niet alleen gekeken wordt naar de goedkoopste oplossing, maar ook naar de beste. Akoestiek en het soort werkzaamheden dienen goed op elkaar afgestemd te zijn.” We kunnen concluderen dat het kantoor van de toekomst er zeker anders uit gaat zien. Waarbij mensen sneller thuis zullen werken en het kantoor zal dienen als ontmoetingsplek met alle faciliteiten van dien.